Введение
В целях соблюдения принципов беспристрастности в ОС СМ ООО «РОСТ» разработал Политику по обеспечению беспристрастности (ПЛТ-02) и Положение о комиссии по беспристрастности (ПЛЖ-04). Обеспечение беспрестрастностиявляется одной из основных целей деятельности ОС СМ «РОСТ» при сертификации систем менеджмента – обеспечение достаточной уверенности заинтересованных сторон в том, что система менеджмента Организации соответствует предъявляемым требованиям и что Организация внедрила и поддерживает результативную систему менеджмента в указанной области.
ПЛТ-02. Политика по обеспечению беспристрастности
ПЛЖ-04. Положение о комиссии по беспристрастности
1. Общие положения
1.1 Комиссия по обеспечению беспристрастности не является структурным подразделением Органа по сертификации систем менеджмента ООО «РОСТ» и осуществляет свою деятельность в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента».
1.2 Настоящее положение устанавливает состав, функции, права и порядок работы Комиссии по обеспечению беспристрастности Органа по сертификации систем менеджмента.
1.3 В своей деятельности Комиссия по обеспечению беспристрастности руководствуется организационно-методическими и руководящими документами Системы добровольной сертификации РОСТ, нормативными документами системы менеджмента качества ООО «РОСТ», настоящим Положением.
1.4 Комиссия по обеспечению беспристрастности Органа по сертификации систем менеджмента создается приказом Генерального директора ООО «РОСТ» сроком на один год с целью выявления, анализа и разработки мер по предотвращению всех потенциальных причин появления конфликта интересов между сторонами, заинтересованными в проведения работ по сертификации (инспекционному контролю, ресертификации) систем менеджмента, например, между:
— экспертами-аудиторами и организацией-заказчиком;
— персоналом ОС СМК и организацией-заказчиком;
— ОС СМК и организацией, консультирующей организацию-заказчика.
1.5 Комиссия по обеспечению беспристрастности Органа по сертификации систем менеджмента собирается по мере возникновения необходимости рассмотрения вопросов (но не реже двух раз в год), обеспечивающих уверенность заказчиков органа по сертификации, потребителей организаций, система менеджмента которых была сертифицирована, представителей торгово-промышленных ассоциаций, представителей правительственных контрольных и надзорных органов или других правительственных служб, представителей неправительственных организаций, включая организации потребителей, в объективности результатов сертификации ОС СМК.
1.6 ОС СМК несет ответственность за реализацию всех решений, принимаемых Комиссией по обеспечению беспристрастности. Руководство Органа по сертификации должно обеспечивать, чтобы лица, вовлеченные в процесс рассмотрения вопросов обеспечения беспристрастности, ранее не проводили аудиты от имени ОС СМК ООО «РОСТ» и не принимали решений, связанных с сертификацией.
1.7 Возможные конфликты интересов между перечисленными в п. 1.4 сторонами в системе менеджмента качества ОС СМК ООО «РОСТ» находятся под управлением с применением процедур, правил и условий заключения и выполнения договоров с организацией-заказчиком, договоров подряда с экспертами-аудиторами, трудовых договоров с персоналом ОС СМК, соглашений и обязательств с обучающими организациями.
Контроль исполнения этих организационных механизмов управления возложен на Комиссию по обеспечению беспристрастности, члены которой не участвуют непосредственно в процессах аудита, сертификации и принятия решений.
1.8 Для проведения вызывающей доверие сертификации в ОС СМК ООО «РОСТ» имеется персонал, компетентность которого признана, подтверждена аккредитацией и поддерживается внутренней системой менеджмента качества ОС СМК.
1.9 Данное Положение должно находиться в открытом доступе на веб-сайте ООО «РОСТ».
2. Функции Комиссии по обеспечению беспристрастности
2.1 Функции Комиссии по обеспечению беспристрастности:
— принимает участие в разработке Политики в отношении беспристрастности деятельности Органа по сертификации;
— принимает участие в изучении потребностей организаций-заказчиков Органа по сертификации, потребителей организаций, СМК которых была сертифицирована, представителей торгово-промышленных ассоциаций, представителей правительственных контрольных и надзорных органов или других правительственных служб, или представителей неправительственных организаций, включая организации потребителей;
— от имени Органа по сертификации организует деятельность по противодействию любым тенденциям, которые, по коммерческим или другим соображениям, могут препятствовать последовательному и объективному выполнению работ по сертификации;
— выдает рекомендации по вопросам, затрагивающим доверие к сертификации, включая открытость и восприятие общественностью;
— проводит периодически (ежегодно) анализ беспристрастности процессов аудита, сертификации и принятия решений Органом по сертификации.
2.2 Функции членов Комиссии по обеспечению беспристрастности:
— участие в определении и анализе выполнения целей в области качества;
— участие в формировании Политики в области качества;
— участие в определении политики беспристрастности ОС СМК;
— рассмотрение заявлений и обращений любых третьих сторон в отношении беспристрастности деятельности Органа по сертификации;
— при необходимости осуществление взаимодействия с государственными и международными органами по стандартизации и сертификации;
— рассмотрение и согласование плана мероприятий по совершенствованию СМК Органа по сертификации и поддержание ее в рабочем состоянии;
— участие в ежегодном проведении анализа беспристрастности деятельности Органа по сертификации;
— внесение любых рекомендаций руководству Органа по сертификации по защите беспристрастности деятельности органа;
— доведение информации о беспристрастности деятельности Органа по сертификации до любых заинтересованных сторон (в том числе, путем участия в мероприятиях, организуемых ОС СМК для организаций-заказчиков).
3. Состав Комиссии по обеспечению беспристрастности
3.1 Комиссия по обеспечению беспристрастности состоит не менее чем из 3-х членов. Члены Комиссии по обеспечению беспристрастности не должны находиться в договорных отношениях с ООО «РОСТ» не менее двух лет до начала их участия в работе Комиссии.
3.2 Состав Комиссии по обеспечению беспристрастности ОС СМК включает:
— председателя Комиссии;
— членов Комиссии.
— секретаря Комиссии.
3.3 Председателем Комиссии по обеспечению беспристрастности назначается независимый от деятельности ОС СМК ООО «РОСТ» эксперт Системы добровольной сертификации РОСТ.
Членами Комиссии по обеспечению беспристрастности могут являться:
— представители организаций, не взаимодействующих с ООО «РОСТ» в области сертификации систем менеджмента качества;
— представители любых заинтересованных сторон.
При необходимости для работы в Комиссии на временной основе привлекаются эксперты из различных областей экономической деятельности. Привлечение для работы в Комиссии производится на безвозмездной, добровольной основе. Члены Комиссии должны отвечать следующим требованиям:
- иметь высшее образование; • иметь опыт оценки деятельности предприятий; • иметь опыт работы в российских компаниях не менее 5 лет.
3.4 Член Комиссии должен быть независим и беспристрастен, и до того как он примет назначение в Комиссию, сообщить ОС СМК о любых обстоятельствах, которые могут повлечь сомнение в его независимости или беспристрастности. Если на любой стадии процесса возникнут новые обстоятельства, которые могут служить основанием сомневаться в независимости или беспристрастности члена Комиссии, этот член Комиссии должен сообщить о таких обстоятельствах в ОС СМК. В таком случае, ОС СМК заменяет этого члена Комиссии.
4. Порядок работы Комиссии по обеспечению беспристрастности
4.1 В соответствии с пунктами 4.2, 5.2, 5.3, 6.2 ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-2012 на каждом заседании Комиссии оцениваются источники дохода и финансирования ОС СМК; рассматриваются возможные риски недостаточного финансирования работ, на качество которых они могут повлиять; анализируется возможное финансовое давление на ОС СМК, способы его исключения, а также документирует возможные конфликты интересов, возникающие при проведении сертификации, включая конфликты, вытекающие из его взаимоотношений.
Также анализируется, каким образом ОС СМК демонстрирует, что он оценивает риски, связанные с его деятельностью по сертификации, и что имеются надлежащие условия (например, страхование или наличие резервов) для выполнения обязательств, возникающих в ходе его работ по сертификации в каждой области деятельности и географических зонах, в которых он функционирует. ОС СМК оценивает свои финансы и источники дохода и демонстрирует Комиссии, что на начальном этапе и в дальнейшем коммерческое, финансовое или другое давление не поставит под угрозу его беспристрастность. Если выясняется, что деятельность ОС СМК создает угрозу обеспечения беспристрастности, ОС СМК устраняет или минимизирует такие угрозы, разрабатывает и реализует меры по предотвращению и разрешению конфликта интересов.
4.2 Комиссия также рассматривает:
— жалобы организаций-заявителей в случае выявления пристрастного, необоснованного поведения экспертов или других работников ОС СМК. — результаты рассмотрения всех жалоб, претензий, апелляций, поступающих в ОС СМК.
4.2.1 Регистрация жалобы, поданной в Комиссию, осуществляется секретарем Комиссии по обеспечению беспристрастности.
4.2.2 При приеме документов секретарем Комиссии по обеспечению беспристрастности или представителем ОС СМК должно быть проведено ознакомление представителя организации-заявителя, устно или письменно, с порядком рассмотрения жалоб по данному вопросу.
4.2.3 Секретарь Комиссии по обеспечению беспристрастности уведомляет по согласованию с руководителем ОС СМК членов Комиссии о получении жалобы, предмете жалобы и о времени и месте заседания Комиссии в день регистрации жалобы.
4.2.4 Комиссия рассматривает жалобы, поданные в письменном виде, и выносит решение в течение 14 календарных дней со дня получения документов.
Комиссия может запрашивать от участников сертификации дополнительные материалы, необходимые для более объективного рассмотрения жалобы. В этом случае срок рассмотрения жалобы увеличивается на время, необходимое для получения запрошенных материалов.
4.2.5 По окончании рассмотрения материалов Комиссия составляет Протокол и направляет его организации-заявителю с уведомлением о вручении.
4.2.6 Решения Комиссии принимаются квалифицированным большинством членов комиссии, присутствующих на заседании, утверждается председателем и подписывается секретарем.
5. Права Комиссии по обеспечению беспристрастности
5.1 Комиссия по обеспечению беспристрастности имеет право:
— создания баланса интересов в составе Комиссии, такого как отсутствие преобладания какого- либо одного интереса (внутренний или внешний персонал органа по сертификации рассматривается как имеющий одни интересы, не должен преобладать в составе комитета (совета);
— возможности доступа ко всей информации, необходимой для выполнения функций Комиссии;
— в случае если руководство ОС СМК не следует рекомендациям Комиссии, то предпринять самостоятельное действие (например, уведомление органов власти), направленных на предотвращение возникновения угрозы беспристрастности.